O Power BI é um software de inteligência de negócio desenvolvido pela Microsoft, que vem ganhando espaço em diversas empresas e segmentos. Afinal, com essa ferramenta é possível criar insight, automatizar relatórios, enviar e-mail automaticamente, exportar para Power Point, entre outras necessidades corriqueira da gestão de negócios.

Vamos entender melhor como ele funciona!

Power Bi e Excel

Atualmente, o Excel é a ferramenta mais utilizada dentro das organizações, devido à facilidade de manipulação de dados e criação de modelos matemáticos, relatórios, entre outros. Porém, o maior problema da utilização desta ferramenta é a atualização de dados, aplicação de padronização e falta de segurança de informações.

Você sabia que o Power BI nasceu do Excel?

Como o objetivo da Microsoft era cobrir essas falhas do Excel, dentro das planilhas eletrônicas nasceram o Power Query, o Power Pivot e o Power View. Essas extensões são recursos que facilitam o processo de extração, transformação, modelagem de dados e visualização.

Além disso, também atuam na modelagem de informações e exibição, tudo de forma padronizada e segura. Entretanto, ainda faltava um ponto a ser superado, que era o compartilhamento dessas informações. Foi então que surgiu o Power BI.

O Power BI

A Microsoft viu que a junção do Power Query, Pivot e View era poderosa. Então, decidiu criar o Power BI, gerando uma plataforma muito mais moderna e segura, que permite atualização e compartilhamento de relatórios de forma muito ágil e autônoma.

Os principais aprendizados que o usuário de Power deve ter são:

Extração e modelagem de dados

Os dados que serão carregados no PBI (sigla do Power BI) podem ser extraídos de diversas fontes como planilhas, pastas de trabalho, sharepoint, bancos de dados, sites, APIs, entre outros.

Após essa etapa de coleta de dados, o mais importante é saber organizá-los, separando o que é tabela fato de tabela dimensão (conceito usado em modelagem para separar descrição ou atributos de algo que possua um histórico).

O conceito da modelagem trata os dados para que não haja repetição de texto transformando-os em um modelo de dados “star”;

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Medidas com o DAX (Data analysis expressions)

Após essa modelagem, é possível realizar diversos cálculos e métricas com o DAX, que é uma linguagem que consulta dados de diversos campos e tabelas para criar novas medidas.

Com isso, podemos obter o valor de KPI (indicadores de performance), margem de lucro, valores relativos, e cálculos dinâmicos, conforme cada filtro de contexto selecionado.

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Criação da parte visual e “storytelling”

O Power BI possui diversas formas de exibição de dados, gráficos, tabelas dinâmicas, cards, entre outros. Sendo assim, ele apresenta a facilidade de “arrasta e solta” (drag e drop). Um conceito que está sendo empregado junto a criação dos relatórios e painéis, é o “storytelling”.

O storytelling é a criação de história usando os dados. Ou seja, quem visualiza compreende tudo mais rápido e padronizado. Dessa forma, há maior compreensão e associação nas respostas.

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Compartilhamento de Informações

O compartilhamento das informações é totalmente seguro. Afinal, só podem ser publicados entre usuários de licença pró ou premium (https://powerbi.microsoft.com/pt-br/pricing/).

Para usuários de licença free, não é possível restringir acesso do link que é publicado (se toma um conteúdo público). Então, isso pode se tornar um problema para dados que devem ser mantidos em sigilo https://docs.microsoft.com/pt-br/power-bi/service-share-dashboards.

Fique atento!

Muitos cuidados devem ser tomados quanto a forma de usar o Power BI. Por isso, é importante o apoio de especialistas. Assim, você não corre o risco de:

• Criar modelagens erradas;

• Relatórios lentos;

• Compartilhar dados sem segurança;

• Utilizar paleta de cores fora do padrão;

• Aplicar medidas erradas, conforme o filtro de contexto;

• Usar dados desatualizados;

• Combinar informações sem necessidade;

• Usar relatórios sem padronização.

O Power BI veio para revolucionar o mercado e apoiar a controladoria e demais setores em trabalhos repetitivos, como os de criação de relatórios e apresentações. Portanto, é importante começar a estudar esses recursos e se manter a frente no mercado, pois essa tecnologia já está sendo considerado requisito básico de contratação.

Sobre o Autor:

Peres Jean Coturi

Sócio fundador da VA Control & Performance e Custec – Tecnologia para Gestão de Custos e Resultados. Professor Acadêmico e Consultor, com vasta experiência em Implantação de Controladoria e soluções de Business Intelligence e Analytics.
Graduado em Administração de Empresa; MBA em Gestão Empresarial com Ênfase em Finanças pelo Instituto de Ensino Superior de Nova Andradina (IESNA); MBA em Agroenergia pela Esalq-USP; MBA em Data Science e Analytics pela Esalq-USP.